Private cloud als een ‘robuust bastion met slotgracht’
Werken met privacygevoelige data brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Pieter Paul Neuteboom van Stichting Het Buitenhof is zich hier terdege van bewust. We vroegen hem over zijn ervaring met ICT en hij vertelde ons alles over maatwerk software, de omschakeling naar het werken “in the cloud” en de samenwerking met het Skyliner team.
Het Buitenhof; vakanties voor mensen met een beperking
Stichting Het Buitenhof verzorgt al meer dan 46 jaar (groeps)reizen voor mensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking. Dit doen ze samen met meer dan 800 vrijwilligers, die als begeleiders op de reizen meegaan. Om dit alles – seizoen in seizoen uit – soepel te laten verlopen, is jarenlange ervaring, een enthousiast team medewerkers, en bovendien veel specialistische kennis en inzet nodig. En niet te vergeten een betrouwbare en goed functionerende ICT omgeving.
Maatwerk software is spil van het bedrijf
Pieter Paul: ‘De samenwerking met Skyliner begon toen de leverancier van ons maatwerk softwarepakket failliet ging. We hadden per direct een bedrijf nodig dat kon inspringen. Skyliner ging de uitdaging aan. En een uitdaging was het. Ze moesten als het ware op een rijdende trein springen. En dat terwijl de bedrijfsapplicatie niet door Skyliner zelf ontwikkeld was. Dit deden ze zo goed dat we nog steeds met dit pakket werken. Ondertussen heeft Skyliner het pakket steeds verder naar onze wensen ontwikkeld. We kunnen wel stellen dat dit stuk maatwerk onmisbaar is voor onze dienstverlening. Hiermee bedoel ik dat we alle voorkomende werkzaamheden op gebied van het organiseren van reizen binnen dit pakket verwerken. Denk bijvoorbeeld aan calculeren, planning van vrijwilligers, het maken van reserveringen en reisdocumenten tot het verkrijgen van rapportages.
Pieter Paul is zich zeer bewust van de verantwoordelijkheid die deze automatisering met zich meebrengt: ‘We hebben veel privacygevoelige informatie in dit pakket staan. Denk maar eens aan medische gegevens en uiteraard contact- en betaalgegevens. Mede om deze reden werd er lange tijd alleen op kantoor gewerkt met dit pakket. Totdat corona kwam.’
Thuiswerken met de private cloud
Pieter Paul: ‘Ik weet het nog goed. We hadden een paar servers die ouder werden en aan het einde van hun support zaten. Dus we moesten investeren. Voor mij stond vast: Als we gingen investeren, dan in flexibiliteit, zowel qua kosten als op het gebied van schaalbaarheid. We vroegen aan Skyliner hoe we ons netwerk konden openstellen voor thuiswerken. Dat werd de private cloud. Twee weken voor de eerste corona lockdown deden we een test met thuiswerken. Vooraf hadden we niet kunnen denken hoe perfect deze timing viel. Skyliner heeft ons enorm geholpen. Zij hebben ervoor gezorgd dat er een veilige, schaalbare en goed functionerende thuiswerksituatie ontstond.’
Robuust bastion met slotgracht
Pieter Paul zocht naar een veilige ICT omgeving: ‘Alsof het een spreekwoordelijke robuust bastion is waar een slotgracht omheen ligt’. Mede om die reden is gekozen voor private cloud. Gegevens moeten optimaal beschermd en beveiligd worden. En die private cloud kreeg al snel een vuurdoop, vertelt Pieter Paul: ‘Twee weken na de migratie sloot het systeem plotseling af. Uiteraard schrokken we. Dan is het zaak om kalm te blijven. We hebben eerst Skyliner gebeld. Het advies was om niet direct te proberen weer opnieuw op te starten. Eerst moesten ze zoeken naar de oorzaak en die werd snel gevonden: Het bleek het een false positive te zijn. De beveiligingssoftware had een bepaalde netwerkactiviteit aangemerkt als “verdacht” en sloot preventief alle gebruikers af om erger te voorkomen. Deze situatie gaf wel aan dat het systeem op scherp staat en goed beveiligd is.’
Pieter Paul vindt dat de gebruiker zelf ook een belangrijk onderdeel van de beveiliging is: ‘Soms zie je als gebruiker dingen gebeuren die op het eerste gezicht afwijkend lijken.. Dan moet je als gebruiker alert zijn en het direct melden. Gelukkig zijn de lijntjes naar de supportdesk van Skyliner kort en is er tot nu toe niets aan de hand.’
Geen leverancier maar partner
Pieter Paul beschrijft de relatie met Skyliner niet als leveranciersrelatie, maar als partnerrelatie. Hij noemt diverse redenen: ‘Je hebt gezamenlijke verantwoordelijkheid voor ICT. Ik wil me niet druk hoeven maken over de techniek maar ik moet wel alert en kritisch blijven. Maar ook Skyliner blijft meedenken. We zijn namelijk een not-for-profit organisatie en we moeten daarom altijd op de kosten letten. Skyliner kwam bijvoorbeeld met het idee om de oude desktopomgeving niet volledig te vervangen maar alleen nieuwe SSD’s (opslagmediums) te monteren. Daardoor konden we met bestaande hardware weer jaren door. Voor Skyliner is een volledig nieuwe omgeving leveren minder risicovol qua storingen. Maar toch durven ze dat aan. Dan ben je voor mij geen leverancier maar partner.’
‘Daarnaast zijn we erg blij dat ze ons financieel tegemoet gekomen zijn tijdens corona. Dat is een mooie vorm van betrokkenheid. Die betrokkenheid zien we ook terug in een mooi gebaar als een bos bloemen ten tijde van ons 45-jarig jubileum.’
Er is geen twijfel mogelijk dat Pieter Paul Skyliner aanbeveelt: ‘Een partner die zo betrokken is; daar neem je geen afscheid van voor een tientje goedkoper. Ik kan ze van harte aanbevelen om hun persoonlijkheid, betrokkenheid en korte lijnen.’
