Van slingerende USBsticks tot gratis webdiensten. Weet u waar uw bedrijfsdata opgeslagen staat?

Heeft u een goed doordacht en veilig IT systeem? Proficiat! Maar wat als uw medewerkers even thuis willen werken, bij de klant data nodig hebben of bestanden willen delen? Wijken ze dan uit naar (gratis) online opslagservices of USBsticks? Op zich prima oplossingen, maar dit soort initiatieven wordt schaduw IT genoemd. Wat kunnen de consequenties zijn van het gebruik van diensten, programma’s en hardware buiten uw eigen systeem om? Dat leest u hier.

Data en veiligheid

Veilig omgaan met bedrijfsdata en klantgegevens is afgelopen jaren gemeengoed geworden. Veel bedrijven zorgen ervoor dat gegevens niet zomaar toegankelijk zijn. Dit kan door het versleutelen van data en het beheren van de toegang tot bestanden met wachtwoorden.

Toch is de veiligheid van uw data afhankelijk van hoe medewerkers ermee omgaan. Het is heel herkenbaar: “Ik ga vanavond thuis werken. Ik zet de bestanden even op een usb stick.” Of: “Ik wil graag samen met de klant werken aan een document. Ik gebruik Google Drive.”

Maar wat gebeurt er eigenlijk met de usb stick na gebruik? En worden de bestanden op Google drive wel gewist uiteindelijk? Er is grote kans dat niemand meer let op de data die ze achterlaten.

Bewustwording van het gevaar van datalekken

Zijn uw medewerkers op de hoogte van het gevaar van onzorgvuldig omgaan met data? Als ze zich niet bewust zijn van de gevolgen zullen ze ook niet de motivatie vinden om netjes met data om te gaan. Ga eens na wat een datalek voor uw bedrijf kan betekenen en breng uw medewerkers op de hoogte. Zo wordt het belang van zorgvuldig omgaan met data helder en urgent.

Behoeften van medewerkers faciliteren

Als medewerkers uitwijken naar externe oplossingen noemen we dat schaduw IT. De intentie is vaak lovenswaardig. Welk bedrijf zegt nee tegen medewerkers die flexibel willen zijn en samen willen werken? De kunst is alleen wel om dit als bedrijf netjes te faciliteren zodat er grip gehouden wordt op data en mogelijke lekken.

Het is goed om te inventariseren waar en wanneer data nodig is. Wij kunnen dan voor u bekijken of de data veilig is en indien nodig een veilige oplossing implementeren.

Oplossingen om schaduw IT te voorkomen

De beste oplossing is om de data veilig op een centrale plek te bewaren. Zorg dat medewerkers op afstand veilig bij die bestanden kunnen. En het belangrijkste is: zorg dat het eenvoudig werkt. Want anders grijpen diezelfde medewerkers alsnog naar alternatieven.

Daarnaast zijn er zakelijke tools om veilig samen te werken in bestanden. Of denk aan tools om veilig bestanden als bijlage te verzenden.

Onderneem actie!

U kunt uw voordeur nog zo goed beveiligen, maar als de achterdeur open blijft staan blijft het eenvoudig om in te breken. Zie schaduw IT als een kans. Het biedt u inzicht in de behoeften van medewerkers. Maar let ook op de gevaren! U wilt natuurlijk te allen tijde dat uw data veilig is.

Wilt u meer weten over veilige oplossingen om data beschikbaar te maken en schaduw IT te voorkomen? Neem contact met ons op!